ScanSnapを使ってズボラに書類整理しよう!

お勧め商品
この記事は約10分で読めます。

はじめに

ついにScanSnapを買ってしましました。
こいつです。

「iX1500」の素晴らしさについては、いろんなユーザーがレビューを投稿していますが、
どうもどれも「こんな事ができる!」「読み込みが早い!」
といった、できることに終止しているような気がします。

私も「iX1500」を買った身ですが、
買う前にほしかった情報はこれです。

検討する人
検討する人

とにかく簡単と言われても・・・

具体的にどんな操作で、書類が管理できるのかな?
どれくらい簡単にできるのか?
実は面倒くさくないのか?

結局、私の欲しい情報には巡り会えませんでしたが。

そこでこの記事では、
「ズボラな方向けに」、
「ズボラ代表の私が」、
書類整理を行うときの具体的な手順をお伝えしようと思います。
書類管理にどれくらいの手間が必要なのか、感覚がつかめると思います。

なお、私はズボラなのでこの書類管理方法はズボラ向けです。
キッチリしたいという方は、いくらでもしっかり管理できるので頑張ってください。
私は「Scansnap」を使うことで、どれだけズボラに書類整理ができるかを追求するのみです!

ずぼら
ずぼら

すまない!
ズボラ以外は帰ってくれないか!

前提

使用する環境

  • Scansnap iX1500(他の機種でもできます)
     …書類スキャンに使用します
  • Evernote(無料版)
     …ここに書類を登録していきます
  • Windows PC
     …Evernote登録前に、書類を確認・編集します
  • スマホ
     …外出先でEvernoteを見ます

この方法の狙い

実はこの方法において書類を実質的に管理するのは「Evernote」です。

Evernote」は優れたメモ管理サービスで、登録した全てのメモと「pdf」や「画像」から
文字で検索をかけることができます。
何となく「あ~、アレなんだっけかな~?」という書類も検索で見つけることができます。

ただし!それは「Evernote」有料版での話!

この方法では、「Scansnap」の力を借りることで、
「Evernote」無料版を有料版レベルの使い勝手まで持っていくことを狙います!

Evernoteで「電気」を検索してみました。
右側の契約書はスキャンしたものですが、「電気」がハイライトされており、検索できています。

「Scansnap iX1500」をWi-fiで使用する際の注意点

私の環境だけかもしれませんが、Wi-fiの5GHzに接続すると
非常に接続が不安定になりました。

特に理由がないのならば、ScansnapはWi-fiの2.4GHzに接続することをオススメします。
SSIDの末尾が、「xxxxxxxxxxxx-g」になっている方です。末尾が「a」の方は5GHzになります。

まあ、「USB」でPCに接続するのが一番早いのですが。

書類の取り込み作業

取り込み作業は非常に単純です。
とりあえずPCを起動しておいて、

Scansnapは書類を置くと自動起動します。
何も考えずに「Scan」ボタンを押します。 ポチッとな
すぐにスキャンが始まります。 
書類が何枚あっても大丈夫。しゅぃーんと読み取ってくれます。

パソコンの方には、書類がすぐに反映されます。
見てみましょう。

赤矢印の書類が、今読み取ったものです。
驚くべきことに、自動で書類を読み取ってタイトルをつけてくれます。
しかも、書類の刊行日時「8/30」を読み取ってタイトルに反映しています。

以上で、書類の読み取り作業は終わりです。
この手軽さは良いですね。

書類の編集作業

「書類の編集なんかせずに、そのまま「Evernote」に投げ込みたいよー!」
という人もいるでしょうが、

駄目です!
一度「Evernote」に取り込んでしまうと、その後の編集がとても面倒なのです!

この一手間をかけるかどうかが、その後の使いやすさを大きく変えます!
正しいズボラは、サボるための手間を惜しんではいけません!

へりお
へりお

この一手間が、「検索性」と「見やすさ」を
大きく変えるよ!

ページの整理(複数ページある場合)

読み取った書類のページ順が、狙い通りになっているかは、必ず確認しておきましょう。
一度Evernoteに送ってしまうと、非常に面倒なことになります。

赤矢印が先程読み取った書類です。
ダブルクリックすると編集モードになります。
編集画面が開きました。 左側にページが並んでいます。
ドラッグ・アンド・ドロップでページ順がサクサク変えられるので、正しい順番に並び替えます。
白紙ページの削除もできます。
ページを正しく並び替えました。上書き保存すれば終わりです。
Pdfの編集がこんなに簡単なのか!と驚くほどの手軽さです。

タイトルの編集

Scansnap iX1500は、pdfにタイトルを自動でつけてくれるとはいえ、
後から検索することを考えると、タイトルくらいはわかりやすい名前にしておいたほうが良いです。

ポイントは、
「後から自分がこの書類を探すとき、どんな単語で検索するか考えることです」

画面右の赤矢印から、そのままタイトルを編集できます。

Evernoteにアップロード

初期状態では、ScansnapはEvernoteと連携が出来ていませんので、下記ページの作業を終えておきましょう。
最初の1回だけで良いです。

ここでは、この作業は終わっているとして話を進めます。

ScanSnap Homeでパソコン版Evernoteアプリケーションと連携したい。 | ScanSnap よくあるご質問 (PFU)
以下の手順で、ScanSnap Homeとパソコン版 Evernoteアプリケーションを連携することができます。   設定方法 以下の手順で連携するアプリケーションを追加します。

検索可能なPDFにする

これが、この記事のです。

本来、この機能をEvernoteで使おうとすると、有料プランが必要になります。
しかし、ScanSnap(正確にはScansnapHome)上で、その作業を終えておけば、無料プランのままで有料プラン相当の検索が行えるというわけです。

忘れずに「検索可能なPDF」にしましょう。

書類を右クリックして、「検索可能なコンテンツに変換」を選ぶ。これだけです。
ここで「はい」を押すと、5秒程度で変換は終わります。
「テキスト情報をPDFに埋め込む」には、必ずチェックを付けてください。
変換後には、元画面の「検索可能なPDF」が「はい」に変わります。

EVERNOTEにアップロード

ここまで来たら、後はEverNoteにアップロードするだけです。

書類を右クリックして、
メニューから「アプリケーション連携」→「EVERNOTEに保存」
これでOKです。

EVERNOTEから書類閲覧

今回は、スマホ版のEVERNOTEで先程アップロードした書類を探してみましょう。

これがスマホ版Evernoteの画面です。
ここから、先程アップロードした書類を検索して行きます。
右上の虫眼鏡を押して・・・
検索画面で「base」と入れるだけで、タイトルがヒットしました。
該当する記事がすぐ見つかります。
スマホ版では「PDF」は一旦ダウンロードが必要なので、
タップ後、ダウンロードが終わったら、表示されます。

なお、パソコンが使えるのであれば、
Web版や、PC版Evernote を使ったほうが閲覧性は良いです。

PC版では、PDFがそのまま読めます。

以上です。

これまで、PCで書類を管理してこなかった人が、
本記事でイメージを掴む一助になれば幸いです。

コメント